ICP | An internal program to protect your export

Hanz Giovanni Chiappetta and Marika Romani wrote an article on export control that will be published on the mechanical industry journal “L’industria Meccanica“ of September 2018.

UNA PROCEDURA INTERNA PER METTERE AL SICURO IL PROPRIO EXPORT

I passi da seguire per controllare le attività commerciali in Paesi critici

L’Europa sta predisponendo linee guida per aiutare l’imprenditore nella redazione del proprio Internal Compliance Programme

L’export italiano cresce – dice l’Istat nel suo ultimo rapporto – del 5,4%, e in generale continua a espandersi il commercio internazionale. In questo ambito la solidità di un’impresa italiana sui mercati, e dunque la sua competitività, dipende molto dall’attenzione nell’adottare testi contrattuali per tutelarsi in caso di controversia internazionale. Non solo, è importante anche la cura nell’implementare procedure interne – cosiddette di compliance – che dipendenti e collaboratori devono obbligatoriamente seguire, e che guidano l’impresa nel negoziare e definire i rapporti contrattuali con controparti estere conformemente alla legge. Tra le diverse procedure aziendali da adottare vi è quella di analizzare nello specifico, sotto diversi aspetti, l’esportazione da effettuare. Uno di questi aspetti riguarda l’ambito oggettivo dell’esportazione: l’imprenditore deve sempre analizzare il proprio prodotto da un punto di vista tecnico per accertare se il prodotto sia soggetto o meno ad alcune criticità, per esempio, se si tratta di un bene a duplice uso (i prodotti, inclusi il software e le tecnologie, che possono avere un utilizzo sia civile, sia militare).

Proprio a causa della loro peculiarità, i prodotti dual use sono soggetti, in ambito nazionale ed europeo, a una specifica disciplina (in particolare, il Decreto legislativo 221/2017 e il Regolamento CE 428/2009) che ne subordina l’esportazione all’ottenimento di un’autorizzazione emessa dall’autorità competente. In Italia è il ministero dello Sviluppo economico. Un altro aspetto attiene all’ambito soggettivo dell’esportazione e dunque ai soggetti coinvolti nell’operazione commerciale. Gli esportatori italiani sono innanzitutto chiamati ad accertarsi che il proprio cliente non sia considerato dalla normativa applicabile come un soggetto con cui è vietato avere rapporti commerciali. L’imprenditore italiano deve anche considerare le criticità nascenti dalla normativa a cui le esportazioni verso un determinato paese possono essere soggette. È risaputo infatti che i mercati assoggettati a sanzioni economiche internazionali, come ad esempio l’Iran, pur essendo irrinunciabili per molte imprese italiane del settore metalmeccanico, presentino spesso problematiche in tal senso, ravvivate, purtroppo, dalle continue oscillazioni della politica internazionale. Spesso inoltre accade che l’imprenditore italiano esporti contemporaneamente in differenti paesi che tra essi hanno rapporti conflittuali da un punto di vista politico e commerciale, e che la normativa di uno di tali paesi limiti o addirittura impedisca le esportazioni verso l’altro paese “non gradito”. Si pensi per esempio all’impresa italiana che esporta in Iran e che ha anche rapporti commerciali con gli Stati Uniti.

Una procedura per difendersi dal rischio di violare la normativa

L’imprenditore, al fine di svolgere, per ciascuna esportazione, tutti i necessari controlli e adottare tutte le procedure eventualmente prescritte dalla legge, avrà la necessità di coinvolgere e istruire il proprio personale affinché quest’ultimo agisca, quotidianamente, nel rispetto di quanto richiesto dalla normativa.

Uno strumento che potrebbe venire in soccorso dell’imprenditore è il cosiddetto Internal Compliance Programme – o Icp – che è costituito dall’insieme delle procedure e policy, create e implementate da un’impresa che hanno come obiettivo quello di garantire il rispetto dei controlli sulle esportazioni. Si tratta dunque di un programma interno realizzato dall’impresa su misura, che tiene in considerazione la specifica attività di export svolta dalla stessa.

Cosa dovrebbe prevedere, quindi, un Icp?

Per aiutare l’imprenditore nella redazione del proprio Icp, la Commissione dell’Unione Europea e le autorità competenti degli Stati membri stanno predisponendo delle linee guida. Non è ancora stata pubblicata la versione definitiva delle stesse ma il progetto è attualmente consultabile sul sito del ministero dello Sviluppo economico. In base a tali linee guida un Icp dovrebbe contenere:
una dichiarazione di impegno al rispetto della normativa sulle esportazioni; la struttura organizzativa aziendale con la suddivisione chiara e netta dei ruoli e delle responsabilità; gli strumenti di cui l’azienda si avvale per la formazione del personale; le procedure di controllo da adottare (ad esempio, quelle per comprendere se il bene può essere esportato o se necessita di un’autorizzazione); le regole da seguire per procedere con il continuo monitoraggio delle esportazioni, con i costanti controlli in merito all’efficacia e attualità dell’Icp adottato e con le azioni correttive in caso di comprovate violazioni della normativa; i metodi di conservazione dei documenti attestanti le procedure effettivamente implementate; le misure che impediscono ai soggetti coinvolti di violare l’Icp e la normativa. Tutti gli aspetti sopra citati potrebbero quindi essere racchiusi in un manuale operativo aziendale da tenere sempre aggiornato. Tale strumento permetterebbe all’imprenditore di ridurre le eventuali incertezze circa le policy e procedure aziendali, di rendere possibile un controllo sistematico e accurato delle proprie esportazioni e, soprattutto, gli consentirebbe di recuperare più agevolmente le prove necessarie per dimostrare la correttezza e la diligenza del proprio operato in caso di contestazioni da parte delle Autorità, con la possibilità, quindi, di eliminare o ridurre il rischio di essere sanzionato, o di ottenere una riduzione delle sanzioni applicabili. Un Icp è ancora più importante alla luce del fatto che il Regolamento CE 428/2009 (relativo ai prodotti a duplice uso) dovrebbe essere a breve sostituito da un nuovo regolamento, che nella proposta subordina l’ottenimento di alcune autorizzazioni (le cosiddette “autorizzazioni globali”) all’attuazione di un efficace Icp. Inoltre un Icp sarebbe certamente d’aiuto nella gestione di un export che ha come target paesi politicamente in conflitto. Si pensi per esempio alle esportazioni destinate In Iran e al rischio di essere sanzionati ai sensi della normativa statunitense. Un efficace Icp potrebbe contenere le procedure da seguire per non violare anche la normativa americana.

Anima organizza il 4 ottobre un workshop dedicato all’export control in collaborazione con lo Studio Legale Lawtelier Avvocati Associati e il ministero dello Sviluppo economico che avrà l’obiettivo di illustrare più approfonditamente le tematiche sopra trattate e di fornire informazioni pratiche agli imprenditori partecipanti.

LE PAROLE CHIAVE

Due diligence soggettiva

Gli esportatori italiani devono accertarsi che il cliente non sia considerato dalla normativa applicabile come un soggetto con cui è vietato avere rapporti commerciali.

Prodotti dual use

I beni dual use, ovvero “a duplice uso”, sono i prodotti, inclusi il software e le tecnologie, che possono avere un utilizzo sia civile, sia militare. L’esportazione di beni dual use è disciplinata da una varietà di norme, criteri e procedure applicative che rispondono a esigenze di sicurezza nazionale e internazionale.

Internal Compliance Programme (Icp)

È l’insieme di procedure e policy applicate da un’impresa, in base alle esigenze della propria attività di export, per garantire il rispetto dei controlli sulle esportazioni. Inoltre consente di recuperare agevolmente le prove per dimostrare la correttezza del proprio operato in caso di contestazioni.